秘书工作常识：上司办公室的管理（1）

秘书是为上司创造决策环境的人，因此，管理好上司的办公室是秘书的一项重要的日常工作。管理好上司的办公室一方面是为了让上司舒适地工作，另一方面是为了给来访的客人留下美好的印象。

日常资料的处理

上司每天都要收到大量的来信和文件资料，它们既有客户发来的传真、电子邮件等，也有各部门和分公司送上来的汇报材料和简报；另外，还有各种公开发行和不公开发行的报刊杂志等。对于这些形形色色的东西，秘书必须及时处理；只要稍微拖沓一点，它们就可能会在秘书的办公桌上堆成一座小山，这不仅有碍观瞻，而且会严重影响工作。

如果送给上司的材料很重要，属于存档范围，那就按规定进行存档。但是，每天送给上司的材料大部分只是“信息”，如销售部送来的季度销售工作汇报，它们经常更新，完全没有保存的价值。在处理这些材料的时候，秘书必须领会上司的意图，否则该留的扔了，该扔的却留下来了，给上司的工作带来麻烦。帮助上司及时处理各种文件资料，是秘书一项重要的日常工作，对这类日常资料的处理可以看出一个秘书能力的大小。

一、处理原则和方法

1、迅速处理

有些秘书因为工作忙，每天收到信函资料后，总是集中起来一次处理。实际上，这是一种不良的工作习惯。让文件白白地堆在办公桌上，就让它们自动失去了时效性，特别是一些传真和电子邮件，它们是不能耽搁，因此，秘书不能积压，应该及时将它们处理，按规定送给上司。

2、妥善存放

如果上司需要资料，秘书应能做到随叫随到，因此，这不仅要求秘书必须及时处理收到的材料，而且要将它们分门别类地整理出来，妥善地存放。只有这样，在上司需要资料的时候，你能很快地找出来。

为了便于查找文件，而且也为了防止文件丢失，现在大多是采用文件夹保存文件；文件夹在文件柜中都要按一定的规则排放。由于有些文件夹供几个部门共用，因此要制定相应的文件夹使用规定，保证文件夹使用完之后都能放回原处。

3、没有保存价值的资料就早毁

秘书在处理文件过程中，应将那些没有保存价值的资料尽早销毁，这样既可以省地方，又可以节约办公费用。的确，有时东西究竟是要还是不要，秘书一时难以判断，如果保存起来，除了占用文件柜，看不出它有什么实际意义；如果毁掉，万一将来上司要用一次二次的，那又怎么办呢？遇到这种情况，最保险的办法是请示上司，如果上司说要，就存起来：如果上司说不要，就毁掉。但是，遇到难以判断的时候太多了，秘书不能老是去打扰上司，所以，在这方面主要是靠向老同事学习，靠自己积累经验。

哪些东西应该保存起来，哪些东西应该毁掉，最保险的办法是请示上司。但是，在很多情况下，上司自己也不一定说得很清楚，所以，主要还是靠秘书自己掌握。像推销广告这类与公司业务没有任何关系的东西，收到后，就可以直接毁掉；另外，对于本公司的文件资料，如职能部门送给上司的总结报告或汇报资料，为了节省文件柜，让上司看过之后，也可以毁掉，因为即使将来要用，如核对什么情况，也可以让这些部门复印或打印，因为他们自己都会留有底稿。

对于自己认为没有保存价值的文件资料，不一定对外人（特别是竞争对手）就没有使用价值，所以，对所有不需要的文件资料都要用切碎机切碎，或者集中起来用火烧掉，总之，应把它们毁弃得一干二净，以免丢失或传到公司外。

不过，有些文件资料，虽然对上司没有什么价值，但对于某些业务部门来说，还是有一定的参考价值，因此，只要不违反保密原则，就可以在文件资料上附一张“供××部门参考”的小纸条，转给有关部门。秘书在收集信息过程中应与各科室互通有无，如果在这时你投之以桃李，说不定到时候他人会报之以琼瑶。

4、确定保存期限

很多文件虽不属于存档范围，却也不能立即销毁，要在保存一定期限之后才能销毁。那么，如何确定文件的保存期限呢？

秘书应学会使用文件夹。秘书至少要给上司准备两个文件夹，一个是红色的是“待阅文件夹”；一个是绿色的“已阅文件夹”。把这两个文件夹放在上司的办公桌上，把那些重要和紧急的传真、电子邮件、约会条等放在“待阅文件夹”上的最上面，那些不太急的和一般的文件则放在下边。由于有这么两个颜色鲜明的文件夹，上司可以在他空闲的时间顺手拿出文件来批阅，这样重要的和紧急的文件就自然地被优先处理了。秘书应与上司约定好，上司把已批阅的文件应放到“已阅文件夹”中；?书在给上司送茶或上司外出的时候，将上司已批阅过的文件取出来。

秘书收到各种文件资料后，先拆开粗略地浏览一遍。因为上司工作繁忙，不可能什么文件资料都要让他看，所以，先对送上来的文件资料筛选一遍，将它们分为必须交给上司看的和可以由自己处理的两类。哪些资料必须给上司看，哪些资料可以由秘书自行处理，秘书应与上司事先商量好。

对于那些应交给上司批阅的文件，在交给上司之前，秘书在文件上用铅笔写清文件编号和保存期限(也可以把保存期限写在小粘贴纸上，再粘在文件上)。保存期限的长短依文件的重要程度而定。如果只是简单的“信息”，如每个月的销售简报会随时更新，秘书就会在文件上标明“销毁”。相反，对于一些极为重要的文件，上司可能会将秘书定的保存期限进行修改。久而久之，秘书在文件夹上标明的保存期基本上就会得到上司的认可，形成了默契。

确定文件编号与保存期限之后，将它们放入上司的“待阅文件夹”中；如果比较重要或紧急就放在上面。“保存期限”可以这样表示：

销毁——上司看完后就立刻销毁。

永久——非常重要的文件，需要永久性地保存。

事后销毁——即某事件后销毁，比如，市场部送上来的国庆节促销报告。国庆节过后，促销活动完毕就可以处理掉。

“事后销毁”也可以注明具体的销毁日期，如“4/03”就表示到2003年4月末就可以销毁。另外，还可以在文件上这么注明“提醒17/05”，即表示到5月17日再提醒上司。

秘书根据在文件上标明的保存期限，每到月末就整理一次，将当月中已过了保存期限的文件处理掉。只保存两三个月的短期的东西，一般是不太重要的，可以直接销毁。如果是在保存了两三年之后来销毁的，一般都比较重要，所以，在销毁之前请上司再确认一次，在得到许可后才处理。由于没用的文件能及时处理，自己保存的文件数量大大减少，所以，秘书对自己存放的文件应该都做到心中有数，上司什么时候要就能什么时候找出来。

这种先由秘书确定保存期的方式的好处是可以大大提高工作效率。秘书根据自己的工作经验先确定一个保存期限，如果上司对文件上标明的期限没做任何修改就返还给秘书，那就表明上司同意秘书的意见；如果上司不同意，那他就会改动秘书标注的期限。这么处理减少了文件的往返，如果上司在批阅完返回给秘书之后，秘书再来决定保存期限，那就浪费时间了。

比如，过完五一黄金周于雪一上班，她就收到新疆天山公司发来的传真，他们公司的阎总一行4人五月十二日到北京，与本公司商谈合作，需要帮助安排住宿等。

收到这封传真后，于雪马上打电话给行政部帮助预订宾馆。在接到了行政部已按对方要求在某某宾馆预订好房间的通知后，于雪马上给新疆方面发回复的传真，告知住宿已安排妥当。同时，因还需要安排到机场迎接的车辆，所以，她在回复的传真里又加了一句“望通知具体的航班号，以便接机。”这封传真是以公司总经理秘书于雪的名义发的。

于雪发过传真之后，在新疆方面的传真上贴了张小纸条，在小纸条上写着“提醒12/05”和“已按对方要求在某某宾馆预订好房间”的字样，一起交给老总；同时，把自己发的传真也拿给老总。老总确认了宾馆已预订好之后，就在于雪回复的传真上签上了自己的名字。这件事就完成了。

五月十二日早晨一上班，于雪看了自己记事本的工作记录后，在与老总确定当天工作日程时，提醒老总今天下午新疆的阎总到京。在提醒完了老总之后，自己也应开始准备了。

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职场礼仪的基本知识

职场礼仪的基本知识1

　一、仪表礼仪

　☆ 选择适当的化妆品和与自己气质、脸型、年龄等特点相符的化妆方法，选择适当的发型来增添自己的魅力。① 化妆的浓、淡要视时间、场合而定。

　② 不要在公共场所化妆。

　③ 不要在男士面前化妆。

　④ 不要非议他人的化妆。

　⑤ 不要借用他人的化妆品。

　⑥ 男士不要过分化妆。

　☆ 服饰及其礼节

　1.要注意时代的特点，体现时代精神;2.要注意个人性格特点3.应符合自己的体形

　☆ 白领女士的禁忌

　禁忌一：发型太新潮

　禁忌二：头发如乱草

　禁忌三：化妆太夸张

　禁忌四：脸青唇白

　禁忌五：衣装太新潮

　禁忌六：打扮太性感

　禁忌七：天天扮“女黑侠”

　禁忌八：脚踏“松糕鞋”

　☆ 中国绅士的标志和破绽

　1.中国绅士的十个细节：

　① 有一双干净修长的手，修剪整齐的指甲。② 虽然不吸烟，但随身携带打火机，以方便在周围的女士吸烟时为其点烟。③ 天天换衬衫，保持领口和袖口的平整和清洁，有的还会使用袖扣。④ 腰间不悬挂物品，诸如手机、呼机等等。⑤ 在与女士相处时，不放过每一个细节以对女士加以照顾，并且几乎在完全下意识的状态下操作，百战不殆。⑥ 在吃饭时从不发出声音。⑦ 较常人使用礼貌用语更为频繁。⑧ 偏爱孤独，寻求宁静的心灵、安静的肉体及激情的冥想。绅士们故此好思想、好舞文、好文学艺术方面的经典名著，绝少拜读浮华喧嚣的弄潮作品，包括影视。翻看一两眼，倘若认为俗，便绝不再拿起，包括讨论。⑨ 喜怒不形于色，在人群中独自沉默。⑩ 在对待爱情的态度上思虑过重，常常显得优柔寡断。

　2.中国绅士的十大破绽：

　① 手形清洁美观，可是一旦进入需要脱鞋的房间，空气中就会产生一种异样气味。

　② 虽然随身携带打火机，但却是一次性的塑料打火机。

　③ 戴名牌手表时，手腕扬得飞扬跋扈。

　④ 虽然天天换衬衫，但总是系同一条领带。

　⑤ 腰间虽然没有悬挂手机和呼机，但是在公共场合常常大声对着手机说话，在剧院里任自己的手机铃声响起。

　⑥ 尽管对女士尊重异常，但是在与同性朋友相处时反差过大，叛若两人。

　⑦ 吃饭时不发出声音，但喝汤时却引人侧目。

　⑧ 虽然较常人使用礼貌用语更为频繁，但是频繁到了令人起疑的程度。

　⑨ 偏爱孤独到了怕见生人的程度。

　⑩ 在对待爱情的态度上思虑过重并不是拿不定主意选择，而是根本不打算相信。

　二、举止礼仪

　(1)要塑造良好的交际形象，必须讲究礼貌礼节，为此，就必须注意你的行为举止。举止礼仪是自我心诚的表现，一个人的外在举止行动可直接表明他的态度。做到彬彬有礼，落落大方，遵守一般的进退礼节，尽量避免各种不礼貌、不文明习惯。

　(2)到顾客办公室或家中访问，进门之前先按门铃或轻轻敲门，然后站在门口等候。按门铃或敲门的时间不要过长，无人或未经主人允许，不要擅自进入室内。

职场礼仪的基本知识2

　1、服装服饰

　也许你工作的公司不需要每天穿正装，但你必须准备几套合适的正装和礼服，以便在紧急情况下。除非你在一家富有创意的时尚公司工作，否则最好不要穿得太出格，身上的配饰也不要超过三种，也不要夸张。另外，最重要的是要注意你的丝袜，如果丝袜打破了一个大洞，你会尴尬地想找到一个进去。因此，有必要在抽屉或包里准备一双备用丝袜！

　2、沟通并不容易

　沟通中有28个原则，所以沟通的重点是耐心、真诚和放慢速度。即使在讨论中，也要耐心地听取对方的建议；不同的观点和观点应该在对方停止说话后表达；身体动作也应该非常注意，不要指向对方，更不用说倾斜或摇晃了。假如你不同意他的观点，也要先表扬一下，直接反对会让对方很尴尬。不同的工作性质，会有不同类型的沟通方式，第一次进入工作场所，多听少说，先学会适应环境，再适当表达个性。

　3、饕餮美餐

　在享受工作场所的美味佳肴时，你不能像家庭聚会那样随意。记住不要用食物说话，更不用说挥舞餐具指着别人了。如果手机刚刚响起，首先判断你是否适合在这个时候离开，然后轻轻地对着你。人示意，然后静静地走开。另外，如果是同事或客户的宴会，记得第二天打电话或发短信感谢。

　4、相互介绍

　当你第一次见到别人时，你必须记住自我介绍。双方的陌生感不利于进一步的沟通。简单地说，介绍你的'名字、公司和职位。如果你周围还有其他人，作为中间人，记得先介绍自己，然后根据年龄或地位介绍自己。例如，首先介绍老年人或高级职位的人，首先介绍女性以示尊重。

　5、眼神

　当你微笑时，你需要呼应你的眼睛。如果你的微笑只是机械的，那么对方很难感到真诚，甚至厌恶。微笑和真诚的眼睛会让对方感到非常舒服。此外，当面对面交谈时，注意保持眼睛平坦，抬头看人和斜眼看人是非常粗鲁的表现。

职场礼仪的基本知识3

　 一、办公室里的五大语言礼仪

　1)早晨进办公室时互相问早，下班回家时互相道别

　2)转接电话时文明用语

　3)请求帮助时表达谢意，无论是上下级，秘书还是办公室的后勤人员

　4)需要打扰别人先说对不起

　5)不议论任何人的隐私

　 二、办公室里的六大身体礼仪

　1)进出电梯时为需要帮助的人按住电梯门

　2)在同事需要帮助的时候伸出援助之手

　3)在开会或同事聚集的场合，不对任何不同意见做出轻蔑的举止

　4)与来访者握手时做到大方得体，不卑不亢

　5)与他人交换名片，双手送出以示恭敬

　6)不在办公室里脱鞋或者将脚伸到桌上

　 三、办公室里的十大细节礼仪

　1)将手机的声音调低或振动，以免影响他人

　2)打电话时尽量放低声音，如果是私人电话，尽量减少通话时间

　3)不翻动其他同事桌上的文件资料，甚至电脑、传真机上与自己无关的任何资料

　4)有任何资料需要移交给他人，一定要贴上小Sticker，写清时间、内容、签名并且不忘谢谢

　5)将自己办公桌整理得干干净净，不可将废纸乱丢一地

　6)男士尽量不在办公室抽烟，以免污染环境

　7)女士尽量不在办公室里化妆、涂指甲，也不穿过分性感的衣服

　8)在办公室里见到同事或是来访者不忘微笑

　9)不在办公室里制造流言蜚语或传播小道消息

　10)尽量不在办公室里与同事发生财务纠纷

　学习办公室礼仪常识，学会尊重他人，礼貌待人，才能更好的学会为人处事。

　打招呼

　办公室内的“招呼”因人而易，不过亲切的问候语与赞美语，乃是工作中不可或缺的礼貌语言。一些服务行业的公司强力倡导问候语言，要求员工在清晨时利用晨会时间，练习各种打招呼的语气语调，希望他们在不断地学习中，养成彬彬有礼的好习惯。

　问候语在人际沟通当中属于基本寒喧语言的一种，就如同在家里起床应该向长辈问安，在工作场合中也应该随时表现自己的良好人际关系。适当的问候语不是听起来不自然或是很做作的语言,而是投入自己的关心与亲切的互动。问候语也是一种起始语言，在展开各种话题的时候，多多应用问候语常常让双方可以迅速化解冰冻，进入应有的主题。

　赞美语并不容易形成，多数成功的领导都会巧妙地运用赞美语达到激励员工的目的，其效果甚至比给予金钱的鼓励还要有价值。练习赞美语首先需要细心观察对方的举措，找到对方可以赞美的项目，然后用简单、深刻的语言，激励人心。

　打招呼可以分为上对下，下对上，以及平行之间的招呼语。以上对下的招呼为例，这一类招呼由于各个办公室的气氛不相同，也各有差异。

　有些单位十分严肃，上对下的招呼多是官样文章;有些企业打招呼则像是朋友一般亲切，令人分不出哪位是主管，哪位是下属。可见，打招呼并没有一定的语言模式，却是办公室礼仪当中最好的开始和人际的润滑剂。

　工沟通员

　员工沟通是件大学问，侧闻一个公司的人员谈话，就可以明白这家公司的企业文化如何。

　一个优秀的主管要能察纳雅言，不使下属说话紧张，让其畅所欲言。通常在谈话前，主管可以先请对方入座，消除对方的紧张和疑虑;在谈话期间，多用“我”字开头,少用指责的“你”字说明。尊重下属的心情，多听少说，让对方能够充分表述自己的意见。此外，领导者本身应当身体力行，认真做事，心存公正，自为表率，这样才能令人敬服。

　作为下属，则应该以工作来表现自己，说话要不卑不亢，不要逢迎作姿，令人瞧不起。

　天天见面的同事虽然不必太客气，可是最起码的礼貌仍然不可或缺。

　如“对不起”、“请原谅”、“麻烦您”、“借个光”、“我先走一步”、“下回见”等常用的敬语，就应当保留。语言是礼貌上重要的一环，即使在很熟的同事之间，既不可以太客气，也不可以太随便。礼太多，会使对方不敢接近您;过于随便，则会给人感觉您没有教养，有欠庄重。

　访客接待

　访客来临以前，公司应做好充分的接待准备。接待活动需要认真筹备和精心策划，具体可参详以下几点：

　一、确定接待规格：贵宾会由哪些人迎接、陪同和接待。

　二、制定接待方案：除了接待规格以外，是否还有活动的安排。

　三、了解来访状况：包括来宾的目的要求、会见和参观的意愿、参观路线和交通工具、抵达和离去的时间、来宾的生活饮食习惯及禁忌等等。

　四、做好接待准备：包括迎送贵宾、会议场所布置、准备参观的项目、解说人员的安排、食宿和交通工具等。

　在公务接待当中，接待的规格要求也极其重要，如果没有事前了解往往会有很严重的缺失。错误的接待规格会使对方受宠若惊，否则就是十分的不自在。一般接待规格按来访人员的身分可分为以下三种：

　高规格接待：主要陪同人员比来宾的职位要高的接待。例如上级长官派工作人员来了解情况和传达意见的时候，就需要高规格接待。

　低规格接待：就是指主要陪同的人员比客人的职位还要低的接待。比如，高层的长官或者部门的主管要去基层单位视察，就会成为低规格的接待。

　对等接待：就是主要陪同人员与客人的职位同等地位的接待。

　来者是客，以客为尊。无论是否彼此是否有商业联系，都应该以礼待之。从客人来到公司的前台开始，直到完全离开为止，都要遵守礼仪规范，让来访者宾至如归。

　不可不知的职场礼仪握手礼仪

　握手是人与人的身体接触，能够给人留下深刻的印象。当与某人握手感觉不舒服时，我们常常会联想到那个人消极的性格特征。强有力的握手、眼睛直视对方将会搭起积极交流的舞台。

　女士们请注意：为了避免在介绍时发生误会，在与人打招呼时最好先伸出手。记住，在工作场所男女是平等的。

　电子礼仪

　电子邮件、传真和移动电话在给人们带来方便的同时，也带来了职场礼仪方面的新问题。虽然你有随时找到别人的能力，但这并不意味着你就应当这样做。

　在今天的许多公司里，电子邮件充斥着笑话、垃圾邮件和私人便条，与工作相关的内容反而不多。请记住，电子邮件是职业信件的一种，而职业信件中是没有不严肃的内容的。

　传真应当包括你的联系信息、日期和页数。未经别人允许不要发传真，那样会浪费别人的纸张，占用别人的线路。

　手机可能会充当许多人的“救生员”。不幸的是，如果你使用手机，你多半不在办公室，或许在驾车、赶航班或是在干别的什么事情。要清楚这样的事实，打手机找你的人不一定对你正在干的事情感兴趣。

　道歉礼仪

　即使你在社交礼仪上做得完美无缺，你也不可避免地在职场中冒犯了别人。如果发生这样的事情，真诚地道歉就可以了，不必太动感情。表达出你想表达的歉意，然后继续进行工作。将你所犯的错误当成件大事只会扩大它的破坏作用，使得接受道歉的人更加不舒服。

　基本礼仪之待客礼仪

　1、有人敲门，应回答“请进”，或到门口相迎;

　2、客人进来，应起立热情迎接。如果家中不够干净齐整，显得零乱，要做些必要的整理，并向客人致歉;

　3、敬茶须用双手端送，放在客人右边。如果夏天酷热，要递扇子，或开电扇;

　4、吃饭时来客，要热情地邀请客人一同进餐。客人吃过饭后应送上热毛巾，并另换热茶;

　5、接受客人礼品，应该道谢;

　6、向主人或客人介绍对方时，姓名职务必须逐字清楚，须先将年轻者向年长者介绍;

　7、客人来时，如自己恰巧有事不能相陪，要先打招呼，致以歉意，并安排家属陪着，然后再去干自己的事;

　8、客人坚持要回去，不要勉强挽留;

　9、送客要到大门外，走在长者后面;

　10、分手告别时，应说“再见”或“慢走”。

职场礼仪的基本知识4

　 1.见面握手礼仪

　在职场中，如果与不同的人见面，见面握手是最基本的利益。但是握手也不是随便握的，在与别人握手的时候要做到直视对方的眼睛，并且握手用的力度要适当，不能给对方带来不舒服的感觉。对于一些女性而言，在与别人握手的时候，最好先伸出自己的手。

　 2.引见中的礼仪

　在职场中，引见是非常平常的。但是需要注意的是，如果此刻你的身份是引见人，那么你需要给被引见人引见一些比他身份或者职位要高的人。如果在引见的过程中，发生忘了被引见人的姓名，最好做到提前道歉。

　 3.道歉礼仪

　在职场中，很容易出现犯错的情况，不管你是否有无意还是无意，一旦给别人带来了麻烦或者冒犯了别人。此时最后的解决办法就是向对方真诚的道个歉，一定要让对方感到你的诚恳。这样的做法，不会引起与对方之间关系的恶化。

　 4.电梯中的礼仪

　当你上班或许下班的中，你一定会做电梯。当你做电梯的时候，尽量不要东张希望。如果你做电梯的时候，身边还有同伴，你可以一手按着电梯，一手示意让你的同伴进去。再者，做电梯的时间往往不是很长，所以切勿在做电梯的时候大声喧哗，给被人带来不必要的麻烦。

　 5.就餐礼仪

　在如今的职场中，聚餐或者参加一些聚会是件很平常的事情，所以在你参加的时候，一定要注重自己的就餐礼仪，因为别人可以通过你的就餐礼仪判断出你这个人到底如何?

　 6.着装礼仪

　在职场中，不管男女一定要注意自己的着装。身为男性职场人员，一定要在自己的着装方便保持干净清爽，女性着装最好根据自己的个性特点进行搭配。

　通过以上六点的礼仪总结，要想在职场中拉近与同事以及领导之间的关系，并非难事哦!

一、会打字，且速度不低于50/分钟，一般有 80/分钟就差不多，当然了，越快越好。

二、操作系统的基本操作应用，如删除、复制、新建、打印。。。等操作，以学习WINDOWS XP为主，工厂企业目前还是XP的使用比较广泛，即使有些用WINDOWS 7系统的，学了WINXP也能应付WIN7的使用。

三、OFFICE软件。

建议学习2007版本就行了，最新为2013版本，但因为版权及电脑配件的原因，工厂或是企业单位一般用的都是2007及以下的版本，少数会用到2007以上的版本的，所以学习高版本的，到了用低版本的电脑上却很多功能是没有的。 除非是进入一些比较大型的企业单位，如国企业级别的，否则只学习OFFICE组件中的WORD及EXCEL这两个组件就行了，一般会些文字排版及会制些表格就差不多的了。有时间的还可以学学里面的PowerPoint，这称为OFFICE软件中的三剑客，其余组件对于文员的职位极少应用到的。

四、上网方面的应用，如基本的网页浏览器操作及一些聊天软件，目前最常用的聊天软件就是QQ了，要懂得收发Email（邮件）的操作，这是比较常用的。还要懂得一些小软件，如解压缩软件、看图软件、PDF查看软件等，这都是一些小型的傻瓜式软件，使用并不难。

五、办公室中设备的使用，这点要到了上班的地方实际操作了，这也没什么难度，用上几次就懂的了，一般就是学习传真机、复印机、多功能电话等一些实际应用操作。

六、这第6点说说为上面介绍的软件中，为什么都建议学习低版本而不学习高版本的，这是因为低版本的软件要求的电脑硬件配置低，且升级为高版本的，成本也高，这是工厂企业所不愿意支持的成本，所以目前工厂企业用的大多数是低版本的软件，且低版本也能应付企业的使用要求，还有一个原因高版本的基本上能支持低版本的所有功能，但反过来则不行，所以学了低版本的，到了高版本上使用也能得心应手。

七、这第7点是个建议，个人认为是个很中肯的建议，文员这个职位并不需要懂得很高深的职业技能，一般会点电脑的基本操作及以上介绍的常用软件就行，建议工作期间有时间多自我充电，学习一些其它方面的比较有前途的职业技能，因为文员其实也是一个吃青春饭的职业，年龄大了一旦工作有变动就不好找工作。